选择最合适你的办公策略（HBR 文摘）
随着疫情持续两年，现在正是许多领导人反思其员工工作和合作方式及地点的时候。企业应该把员工叫回办公室还是让他们远程工作？是时候尝试一种新的合作方式了吗？在正在进行的辩论中，尤其是在大众媒体中，一个简单的洞见被忽略了：没有一个正确的答案，因为管理者需要根据组织的业务需求调整他们的工作环境。这个决定可能很艰难：最近的调查发现，员工认为最适合自己的可能会限制整个企业的潜力。
为了帮助这一过程，我们提出了一个框架，指导管理者确定最佳工作配置，以最大限度地提高知识驱动型组织的效率。这些见解借鉴了我们在大流行之前和期间在不同行业进行的十多个大样本实证项目和案例研究。我们的研究表明，管理者需要考虑两个关键的组织特征，以确定他们最有效的工作模式：规模和增长导向。根据组织在这两个维度上所处的位置，我们建议管理者实施四种风格化的工作配置之一：
独立办公室或校园、具有灵活空间的混合型、协同工作环境或完全远程。
当涉及到两个困难的权衡时，每一个都有好处：协作创造力与个人生产力，以及改变和扩展的敏捷性与协调性。
不幸的是，我们看到今天有太多的管理者在做决定时犹豫不决，陷入了三心二意的工作状态。这里没有把孩子一分为二的办法：选择工作方向需要做出这些权衡。但是，果断地实施四种工作配置中的一种，可以优化组织需要的东西，而牺牲了它不需要的东西。
将你的需求映射到你的办公室
根据我们的研究，我们确定了两个问题，即贵公司的发展方向和目前的发展方向，以帮助您确定四种模式中哪一种适合您。首先，你未来的发展战略是什么？第二，你现在需要的组织规模是多少？
1）你未来的发展策略是什么？
首先，你需要决定创造性创新还是高效执行对你的战略目标更为重要。如果培养创造力对你的业务至关重要，那么你的工作场所需要通过将人们聚集在一起，最好是亲自将知识聚集在一起。如果执行是你的主要目标，你的企业必须确保个人贡献者在他们自己的工作中尽可能高效；与他人在一起实际上可能会分散人们对需要完成的工作的注意力，并影响效率。
1）你未来的发展策略是什么？
首先，你需要决定创造性创新还是高效执行对你的战略目标更为重要。如果培养创造力对你的业务至关重要，那么你的工作场所需要通过将人们聚集在一起，最好是亲自将知识聚集在一起。如果执行是你的主要目标，你的企业必须确保个人贡献者在他们自己的工作中尽可能高效；与他人在一起实际上可能会分散人们对需要完成的工作的注意力，并影响效率。
2）你们公司的规模是多少？
其次，必须认识到，小企业和大企业需要以不同的方式重新思考办公室设计。一方面，大型企业可以在国内获得丰富的专业知识和人才基础，但大规模协调这项活动可能会带来挑战。另一方面，小企业可以灵活、敏捷，但可以利用的知识库要小得多。然而，如果有一个能发挥你的优势并解决你的弱点的合适的工作场所，一个较小的企业可以将自己定位为一个大型企业，而一个大型企业可以像一个较小的初创企业一样保持敏捷。
为了确定你的企业属于哪一类，美国小企业管理局提供了一个有用的分类来确定你的组织是大还是小；根据企业所在行业的不同，小型组织的范围很广，但对于许多服务或技术企业来说，100名员工是一个很好的经验法则。对于真正的知识密集型工作——比如新技术的开发——我们的研究表明，截止值可以低得多：在一些高科技行业，甚至10名员工或更少。
确定组织的最佳工作场所
根据这两个维度评估你的组织后，你的公司可以分为四种风格化的工作配置之一：独立办公室、混合灵活空间、协同工作环境或完全远程。我们在下面概述了每种配置的好处，并提供了已经很好地实施了每种配置的组织的示例。
独立办公室或校园：面向创意型大型企业。
你的首要资源是你的员工：你的员工是知识的源泉，驱动你所需要的创造力。因此，你的工作场所需要促进学者们所说的员工之间的知识重组；这就是当现有知识以新颖的方式结合起来时，创新产生的过程。我们的研究表明，当你把人们聚在一起时，知识重组最有效。为什么？因为知识转移——尤其是那些没有被写下来或很容易被编码的类型——是最容易面对面的，并且有其他非语言线索的帮助。即时反馈和更新对于良好的讨论和头脑风暴至关重要。
这意味着Zoom会议是不够的，因为并不是所有的知识都能通过网络摄像头很好地转化，而且虚拟会议也不是偶然发生的。你需要让人们聚集在一起，这样他们就可以在白板上的会议室里进行头脑风暴，还需要创造这样的情景：人们可以在去浴室、电梯、厨房（或众所周知的饮水机）的路上，在走廊上碰面。更大的组织有更多的机会从这些偶然的机会中受益：一家五人公司可以在饮水机处进行10次可能的互动，但一家十人公司有多达45次。你可以利用这个规模来获得指数级的创意机会。
与此同时，大型企业面临着协调的挑战。在各种功能和产品中，您的员工需要定期、轻松地进行沟通，以确保他们朝着正确的方向前进，正如我们在与谷歌合作的研究中所展示的那样。因此，你需要把人们聚集在一起，不仅是为了推动创新，而且是为了在员工之间进行积极的协调，这样他们可以朝着共同的目标前进，或者解决朝着现有目标前进的瓶颈，比如一个团队阻碍了另一个团队。
大型企业可以通过选择在独立的办公室或校园集中聚集员工，实现知识重组和积极协调。考虑一下苹果：苹果有很多原因，苹果公司很清楚他们是如何组装自己的员工的。就在他去世前几个月，史蒂夫·乔布斯来到库比蒂诺市议会，提出了他对未来圆形玻璃屋的设想，这将促进创造力和协作。乔布斯认为，当一栋建筑的设计不鼓励合作时，导致创新的偶然时刻就消失了
为了塑造这些社交互动，管理者需要关注他们办公室的架构：为群体创造聚集的空间，或为个人创造在他们经过时偶然看到彼此的空间，从而增加协调和知识重组。苹果公园成立于2017年，现在为员工提供了大量的碰面机会：在10万平方英尺的健身房、公园、七家咖啡馆之一，或者在去洗手间的路上。将许多苹果员工安置在一个设施中，可以建立团队间的关系，与不同专业的同事分享想法，并提供合作机会。将建筑划分为模块化部分，称为POD，有助于团队合作和社交活动。从首席执行官到暑期实习生，每个人都能在这些豆荚中建立联系，并能发现导师的机会。
混合灵活的空间：适用于执行导向的大型企业。
你的首要资源仍然是你的员工，但他们需要一种不同的“空间”来高效执行。你需要给他们灵活性，让他们在最高效的地方工作。哈佛商学院（Harvard Business School）著名组织行为学者莱斯利·珀洛（Leslie Perlow）在其关于“时间饥荒”的研究中指出，工作中的持续中断可能会对生产力产生可怕的后果，造成一种感觉（和现实），即有太多的事情要做，却没有足够的时间去做。这就是为什么有必要为员工安排独立的工作时间。做到这一点的最佳地点并不总是办公室；它可能位于每个员工认为最适合自己的地方，可能在家里、咖啡馆，甚至在热带岛屿上。因此，至少在某些时候给员工提供远程办公的空间可能是有益的。作为额外的好处，你可以节省房地产成本，你的员工可以节省通勤时间，研究表明这可以提高他们的生产力。
但我们也认为完全远程工作存在严重问题。首先，它不能促进协调水平——团队会议来划分项目，经理登记来激励和跟踪个人进度，等等——这是让员工朝着今天的公司目标努力所必需的。虽然虚拟会议可以偶尔举办有计划的互动，但互动中仍存在相当大的摩擦，只是身体疲惫而已。事实上，在大流行期间，我们写了一篇关于Zoom Video Communications的案例研究，Zoom Video Communications是视频会议领域的一个突破性品牌。我们可以向您保证，Zoom非常了解Zoom疲劳，这是目前可用的技术无法消除的。
如果你想让你的员工独立远程执行，但仍然需要协调，你如何满足这些需求？关键是对你如何看待你的员工在一起的时间有一个新的看法。你的目标不是在会议室里安排会议，而是通过文化建设来推动协调。
通过给员工提供时间和空间进行个人社交，您的组织建立了共享的语言、规范、价值观，最终形成了文化。这具有长期价值，有助于确保员工在远程独立工作时做出的分散决策的一致性。它还最大限度地减少了与同事和经理持续协调的需要。
大型企业可以通过与灵活的空间相结合，实现灵活的执行和文化协调。Github是一家领先的软件开发工具提供商，它一直处于这种模式的前沿。即使在大流行之前，GitHub也不要求员工到办公室来：鼓励员工在世界上任何他们想去的地方工作，并尽量减少正式会议。尽管这种非传统的模式，GITHUB一直保持在旧金山的办公室，其中大部分的领导团队驻留。总部是整个公司团队的聚集地，可以亲自举办团队峰会，GitHub社区成员可以举办活动或研讨会，以及“GitHubbers”可以参与的文化中心。在旧金山之外，员工可以聚集在世界各地的小型办公室和合作空间的网络中。
共同工作环境：面向创意型小型初创企业。
小企业面临的主要挑战是，员工头脑中的知识来源有限，无法从组织内部获取；这些知识在重组和重组时，是创新所必需的。但创新不仅仅来自于员工之间的互动。以创造力为导向的初创公司需要确保他们的工作场所能够通过审视自己的四面墙，促进知识在同行公司之间的溢出。但它不需要离得那么远：也许就在大厅或隔壁（理想情况下不超过20米）。
通过将办公室靠近其他公司（甚至竞争对手）——在同一个城市、社区、建筑、楼层，甚至在同一个房间——你可以从知识溢出中受益。此外，我们发现，创造力来源于与其他组织的距离，这些组织不仅在技术技能和目标市场上，而且在人口背景上都有很大的不同。这使得来自不同公司的人能够面对面地进行社交，建立信任，随着时间的推移，轻松地分享互利的知识，这样两个组织都能蓬勃发展。
同样，管理者需要合适的办公室架构来促进个人可以交流信息的社会互动。尽管我们的研究表明，非常短的距离尤其有效，但创造厨房等公共空间在功能上可以让人们更亲近，即使他们坐在更远的地方。记住：你的员工仍然需要私人空间来高效执行，所以完全开放的办公室设计可能会适得其反。
随着业务的增长，你也需要适应。我们建议，在设计工作场所时，要考虑到工作范围的完全可重构性：你需要能够调动你的员工，以便让合适的人在一起协调你在选择工作场所时可能想象不到的创新。办公室任务的重组可能有助于促进个人之间的交流，否则就不太可能互动。物理位置可以作为实现计划外信息交换的工具。
一个解决方案是将企业定位在一个协同工作的环境中，WeWork和Social Impact Hub等公司都在推广这种环境。例如，亚特兰大科技村（Atlanta Tech Village）是一个合作空间，几个初创公司（现在已经成长为著名的独角兽）利用了合作的优势。销售参与平台SalesLoft作为首批成员之一搬到了亚特兰大科技村。不久之后，营销平台Terminus也开始在协同工作中心租用空间。与其他处理类似问题的新兴企业保持密切联系，有助于Terminus、SalesLoft和该领域的其他许多企业相互学习；例如，关于支持其在线运营的有用网络技术。这也导致了邻居生产的技术的结合：SalesLoft今天继续使用Terminus产品。
全远程：用于面向执行的小型启动。
一些小型初创公司只需要执行：你知道你的员工需要做什么，他们也知道。在这样的组织中，你必须确保你的员工能够独立高效地执行任务。
同时，你知道你需要快速成长。就像使用云计算服务而不是内部部署的服务器所提供的可扩展性一样，您希望确保自己拥有完全可扩展的规模，以在不受办公室四面墙限制的情况下增加员工队伍。
如果这一点还不明显，我们也不是远程工作的传道者：我们的研究表明，存在严重的负面影响。但这是有时间和“地点”的，特别是如果你是一个执行导向的小企业。考虑一下TopTar，一个提供自由软件平台的公司，它连接来自全球各地的软件开发人员和远程工作的公司。它的内部团队和合同开发者网络都很遥远，现在跨越了93个不同的国家。该公司同时将开发商与一家或多家公司进行匹配，在这些公司开展的项目中，客户可以明确指定和评估目标。有明确的目标可以让工作以较少的前后协调单独完成。
请注意，完全远程模式可能有限制。另一个组织，在线教育提供商Treehouse，作为一家完全远程的公司开始了他们的旅程。起初，这是适合他们的模式。但是，当他们接触到大约40名员工时，树屋管理者意识到，随着公司的发展，协调变得更加困难。作为回应，为了尽可能保持员工的独立性，他们决定在奥兰多和波特兰开设办公室，并转向上述灵活空间混合模式。如今，教师和其他需要协调的角色可以在这些办公室协作，而设计师和其他可以独立执行的角色仍然可以选择远程工作。
